e-Defter, şirketlerin finansal ve muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tutmalarına olanak sağlayan bir sistemdir. e-Defter kullanmanın avantajları arasında maliyet tasarrufu, zaman kazancı ve daha az işi yükü yer alır.

Günümüzde aktif olarak kullanılan sistem sayesinde, işletmeler yasal gerekliliklere kolayca uyum sağlayarak fiziksel defter tutmanın zahmetinden tamamen kurtulabilir. Bunların yanı sıra e-defter sistemine ait programların, verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde hızlıca erişilmesini sağlar. Günümüzde bu sistemin getirmiş olduğu kolaylıklar genel olarak verimlilik ve şeffaflık sayesinde işletmeler için önemli avantajlar sağlar.

E-Defter Avantajları Nedir?

Teknolojinin hızlı bir şekilde ilerlemesiyle birçok alanda yenilikleri de beraberinde getirdi. Günümüzde bu dönüşümün sunduğu imkanlardan biri olan e-Defter avantajları oldukça fazladır. E-Defter avantajları şu şekilde listelenebilir:

• Vergi Usulü Kanunu'na göre firmaların defterlerini 5 sene boyunca muhafaza etmeleri gerekir. Geleneksel olarak kağıda basılan bu defterlerin saklanması için fiziksel alan ve zaman gerekir. e-Defter sayesinde tüm belgelerinizi dijital ortamda güvenli şekilde saklayabilir ve bu belgelere ihtiyaç duyduğunuzda kolayca erişebilirsiniz.
•  e-Defter programı kullanımı ile birlikte mürekkep, baskı, kağıt gibi defter için harcanan masraflar tamamen ortadan kalkar.
• Belgelerin basılması, onaylanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi gibi süreçler dijital ortamda gerçekleştirildiği için noter işlemlerine ihtiyaç duyulmaz. Böylece zaman ve mekandan tasarruf edilerek iş verimliliği artar.
• Kağıt belgeleri saklamak için fiziksel alan ve zaman ayırmak gerekiyorken; E-Defter`de böyle bir durum söz konusu değildir. Direkt dijital ortamda saklama yapılır.
• e-Defter ile elektronik olarak hazırlanan belgelerde hata düzeltmek de daha kolaydır. Fakat, geleneksel yöntemde düzeltme işlemleri zaman alabilir.
• e-Defter belgeleri, global formatta hazırlanabildiğinden dolayı oldukça kullanışlı yapıdadır. Uluslararası olarak faaliyet gösteren şirketler için e-Defter büyük bir oranda kolaylık sağlar.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

Dijital dönüşümle birlikte yeni uygulamalar, sundukları kolaylıklar ve avantajlar nedeniyle işletmeler tarafından yaygın olarak tercih edilir. Günümüzde bu uygulamalardan biri de E-Defter'dir.  e-Defter başvurusu yapabilmek için iki adet yol bulunur.

Bu yöntemlerden ilki, işletmelerin kendi belgelerini hazırlayıp süreçleri yönettiği seçenektir. İkincisi ise özel firmaların sunmuş olduğu hazır alt yapı ile işlem yapma sürecidir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın tebliği doğrultusunda, e-faturaya geçiş zorunluluğu olan ve bağımsız denetime tabi firmalar, e-Defter'e geçmek zorundadır. Bunun yanı sıra, gönüllü olarak da e-Defter sistemine başvuru yapılarak kayıt olunabilir.

e-Defter kullanmak isteyen işletmelerin belirli şartları karşılaması gerekmektedir. Şirketler için mühür, tüzel kişiler içinse elektronik imza sertifikası zorunlu kılınmıştır. Bunun yanı sıra, e-Defter programı yazılımının kullanılması ve bu yazılımın da onaylanması gerekir. Tüm bu hazırlıklar tamamlandığında, yapılan başvurular onaylanarak işletmeler e-Defter kullanmaya başlayabilirler.

E-Defter İptal Edilebilir mi?

Zorunlu olarak e-Defter uygulamasına tabi olan mükelleflerin bu sistemden çıkmaları mümkün değildir. Fakat, gönüllü olarak e-Defter sistemine geçen mükellefler, belirli prosedürleri takip ederek e-Defter iptal edebilir. Gönüllü mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığına hitaben hazırlayacakları detaylı bir dilekçeyle, sistemden çıkmak istediklerini net bir şekilde belirtmesi gerekir.

Dilekçeyi, Maliye Bakanlığının Ek Hizmet Binasına posta yoluyla ulaştırmaları gerekir. Dilekçede, mükellefin e-Defter uygulamasına gönüllü olarak geçiş yaptığına ve bu uygulamadan ayrılmak isteme nedenlerine dair ayrıntılı açıklamalar yer alması gerekir. Başvurunun kabul edilip edilmeyeceği konusunda yetkili mercilerin değerlendirmesi sonucunda nihai karar verilir.

Siz de e-Defter işlemlerinizde Orka Bilgisayar uzmanlarından dilediğiniz zaman destek alabilirsiniz. Orka Bilgisayar, e-Defter programlarında uzmanlaşmış kadrosuyla işletmenizin dijital muhasebe süreçlerini en verimli şekilde yönetmenize katkı sağlar.