e-Arşiv, fatura ve belgelerin elektronik ortamda saklanması ve muhafaza edilmesini sağlayan bir uygulamadır. Bu uygulama sayesinde faturalar elektronik ortamda düzenlenir, karşı tarafa elektronik ortamda iletilir ve elektronik ortamda saklanır. “e-Arşiv ne işe yarar?”, “e-Arşiv kullanmanın avantajları nelerdir?” givi soruların cevaplarını ve e-arşiv hakkında merak ettiklerinizi bu yazının devamında bulabilirsiniz.

e-Arşiv Ne İşe Yarar?

Vergi Usul Kanuna göre; internet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan ve yıllık cirosu 5 milyon lira ve üzerinde olan e-ticaret firmalarının e-arşiv kullanma zorunluluğu bulunmaktadır. Bir başka ifadeyle e-fatura zorunluluğu bulunan e-ticaret firmalarının e-arşiv kullanma zorunluluğu da vardır. 

Bunun yanı sıra yıllık cirosu 5 milyon lira altında olan firmalar da isteğe bağlı olarak e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı olabilir. Faturaların hızlı şekilde hazırlanması, karşı tarafa ibraz edilmesi ve saklanması amacıyla geliştirilmiş bir sistemdir. Bu bağlamda elektronik arşiv sayesinde faturalar güvenli ve sistemli bir şekilde arşivlenebilir. e-Arşiv uygulamasının bir diğer önemli özelliği ise; e-fatura kullanıcısı olmayan firmalara da fatura düzenlenebilmesidir.

e-Arşiv Programı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv uygulaması sayesinde fatura ve belgeler güvenli bir şekilde muhafaza edilebilir. Bununla birlikte e-arşiv programı kullanmanın başlıca avantajları aşağıdaki gibidir:

• Program sayesinde, hazırlanan faturalar kolay bir biçimde saklanır.

• Uygulama sayesinde faturalar düzenli ve sistematik bir biçimde arşivlendiği için işletmeler belgelerine diledikleri zaman hızlı bir biçimde ulaşabilir.

• İşletmelerin arşivleme maliyetini en aza indirir. 

• Çevre dostu, sürdürülebilir bir uygulamadır.

• Hazırlanan fatura elektronik ortamda iletebileceği gibi faturanın kâğıt nüshası alınarak da müşteriye iletilebilir.

• İşletmelere verimlilik ve zaman tasarrufu sağlar.

• Faturaların kaybı veya yanlış arşivleme yapılması gibi risklerin önüne geçilir.

Sonuç olarak e-arşiv programı sayesinde işletmelerin verimliliği artar, belge kaybı ve yanlış arşivleme yapılması gibi risklerin önüne geçilir. Aynı zamanda e-arşiv programını işletmeler Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden veya kendi bilgi işlem programlarına onay alarak kullanabilirler. Bu da işletmelere maliyet açısından kolaylık sağlar. Ayrıca kâğıt fatura basımı ve gönderimi süreci de ortadan kalkması da işletmeler için mali kolaylık sağlar.